شرح وطایف اداره خدمات عمومی و ایمنی:

تشکیل پرونده و ثبت اطلاعات نیروهای پیمانکاری (شرکتی) در سامانه سوفا و کنترل تردد و مرخصی های استحقاقی، استعلاجی و تعیین محل کار و جمع آوری ماهانه کارکرد این نیروها از سطح دانشگاه و ارائه به پیمانکار جهت تهیه لیست حقوق ماهیانه.

پیگیری امور پرسنلی و رفاهی کارکنان مدیریت امور عمومی و پشتیبانی مانند (ارزشیابی سالانه، دوره های آموزشی، انجام مکاتبات اداری ایشان، بیمه، وام، اضافه کاری و...) برابر مقررات دانشگاه شیراز.

پیگیری و نظارت بر امور: تهیه لباس فرم کارکنان شرکتی، نظافت و بهداشت محیط کار، اقلام مورد نیاز آبدارخانه، پذیرایی کارکنان و جلسات، جا به جایی و حمل وسایل و تجهیزات اداری، تهیه و تأمین اقلام بهداشتی حفاظت فردی مورد نیاز کارکنان دانشگاه.

نظارت بر قراردادهای تأمین نیرو، سرویس و نگهداری خاموش کننده های آتش نشانی و تعمیر و نگهداری سیستم های اعلام حریق و حفاظتی دانشگاه و کنترل صورت وضعیت ماهانه پیمانکاران.

تأمین و نگهداری تجهیزات ایمنی عمومی اماکن دانشگاه مانند سیلندرهای خاموش کننده آتش نشانی، سیستمهای اعلام حریق و حفاظتی در سطح دانشگاه.

همکاری و مشارکت در تأمین نیروی روز مزد مورد نیاز برگزاری جلسات، آزمون های عمومی، نشست ها و همایش ها و امور متنابعه دیگر واحدهای دانشگاه.

انجام کار سنجی نیاز به نیروی خدماتی در سطح دانشگاه و بهینه سازی امور تنظیفات با آموزش نیروها و مکانیزاسیون و انجام امور پرسنلی و رفاهی نیروهای شرکتی و حل اختلاف کاری ایشان در سطح دانشگاه.

خریداری سالانه بیمه نامه های مسئولیت مدنی آسانسورها، مسئولیت مدنی کارکنان، بیمه نامه آتش سوزی و انفجار، بیمه نامه خودروهای دانشگاه شیراز.

نظارت و تأمین سوخت خودروهای پلاک دولتی، پرداخت عوارض سالانه آنها، نظارت بر خدمات پیک موتوری در سطح دانشگاه شیراز.

پیگیری امور کمیسیون ماده 2 اداره دارایی در خصوص فرایندهای خرید، شماره گذاری و اسقاط خودروهای فرسوده دانشگاه.

نظارت و پیگیری اقدامات اصلاحی در جهت بهبود شرایط ایمن محیط کار دانشگاه.

شناسایی عوامل حادثه ساز و خطرآفرین در محیط کار و برنامه ریزی در جهت کنترل و کاهش این عوامل.

نیاز سنجی و برنامه ریزی جهت استقرار استانداردها و دستورالعمل های ایمنی محیط کار جهت حفاظت از جان کارکنان و اموال دانشگاه.

شرح وظایف اداره تدارکات و کارپردازی:

انجام امور خرید، فروش و امور کارپردازی واحدهای مرکزی دانشگاه طبق قوانین و مقررات جاری

نظارت و کنترل خریدهای واحدهای غیر مرکزی در مواردی چون قیمت، کیفیت، کمیت، رعایت اصول و آئین نامه های خرید و غیره و اخذ استعلام های مقایسه ای در صورت نیاز، همچنین کنترل مجوزهای لازم برای خریدهای خاص مانند اسپیلت، لپ تاپ، تبلت، هیتر و غیره.

اخذ استعلام های مقایسه ای و کشف کمترین قیمت مناسب.

ارجاع و تقسیم کار بین کارپردازان و پیگیری امور ارجاعی.

نظارت مستمر بر امور کارپردازان و ایجاد هماهنگی در ارتقای بهره وری، آموزش روشهای نوین خرید و غیره.

هماهنگی با مسئولین حسابداری واحدها از نظر عدم ایجاد تعهد بدون پشتوانه اعتباری و مالی و نظارت بر اجرای

بخشنامه های مربوط به خریدهای دولتی توسط کارپردازان واحدهای غیر مرکزی.

مدیریت خرید بهره وری و کاهش هدر رفت اعتبارات.

شناسایی، بهبود و توسعه‏ی سیاست ها و روش های خرید جهت کشف کمترین قیمت مناسب در کوتاه ترین زمان مانند نیل به خریدهای الکترونیکی و همچنین اتوماسیونی کردن کلیه مراحل خرید از زمان سفارش تا تحویل از انبار.

تهیه بانک اطلاعات فروشندگان و تأمین کنندگان کالا و خدمات و همچنین شناسایی فروشندگان و شرکتهای توانمند و غیر توانمند یا دارای سوابق همکاری نامطلوب با دانشگاه و معرفی به دیگر واحدها.

نظارت بر تکمیل اسناد مربوط به خرید مطابق با آئین نامه های مالی معاملاتی دانشگاه و دیگر دستورالعمل های دولتی.

ایجاد بستر مناسب و فراهم نمودن فرصت یکسان برای فروشندگان و شرکتهای تأمین کالا یا خدمات.

اهتمام جهت شناسایی کالای ایرانی و نیل به خرید این کالاها به منظور حمایت از تولیدکنندگان داخلی خصوصا استانی.

شناسایی و جمع آوری تجهیزات مستعمل و اسقاطی از سطح دانشگاه جهت برگزاری مزایده یا تعمیر جهت استفاده مجدد.

پیش بینی نیاز اموال مصرفی و اموال واحدهای مرکزی در طول سال و بر اساس اعتبارات تخصیص یافته، خرید و امور انبارداری اقلام خریداری شده.

انجام انبارگردانی سالانه، فصلی و موردی کلیه انبارهای دانشگاه.

انجام و نظارت بر امور اتوماسیون فعلی انبار جهت ثبت دقیق ورود و خروج کالا از انبارها و گزارش گیری، همچنین تغییر و بهینه سازی اتوماسیون انبار و ارتباط آن با اتوماسیون خرید به منظور یکپارچه سازی مراحل خرید از ابتدا تا مرحله تحویل از انبار.

محاسبه، دریافت، وصول چک ها و ضمانات و دیگر موارد مالی مربوط به اماکن استیجاری دانشگاه.

انجام امور مربوط به سفارشات ارزی (خارجی) مانند گشایش اعتبار اسنادی، حواله جات، امور گمرک و ترخیص کالا و غیره.

شرح وظایف اداره برون سپاری و قراردادهای بخش خصوصی:

تهیه و تنظیم قراردادهای یکسان با فرمت استاندارد و اخذ تأییدیه های مدیریت امور حقوقی.

ایجاد هماهنگی و وحدت رویه بین طرفین قرارداد و همچنین امضاءکنندگان داخلی دانشگاه.

تهیه و تنظیم بانک اطلاعاتی قراردادها و اتوماسیونی کردن روند تنظیم و امضای قراردادها به منظور تسهیل و همچنین دسترسی سریع به اطلاعات قراردادها و ارائه گزارش.

تهیه و تدوین شاخص های کنترل و ارزیابی عملکرد قراردادهای منعقده دانشگاه با پیمانکاران.

تهیه متن انواع آگهی مناقصات، مزایدات، فراخوان ارزیابی و غیره و درج اگهی های چاپی از طریق مدیریت روابط عمومی.

درج اطلاعات قراردادها و مناقصات در سامانه های مختلف مانند بازرسی و غیره.

درج آگهی و فراخوان و انجام معاملات عمده در سامانه ستاد، اعلام برنده و درج قرارداد مربوطه و دیگر مراحل تا انتها در سامانه مذکور.

تجزیه و تحلیل داده ها و استفاده از ابزار کارشناسی جهت کشف قیمت پایه خدمات و کالا و یا برآورد مالی جهت درج اسناد در سامانه مذکور.

تهیه اسناد مناقصات یا مزایدات و انجام هماهنگی با مناقصه گران و اعضای کمیته فنی بازرگانی جهت برگزاری مناقصه عمومی، مزایده و ترک تشریفات و امور مشابه.

تهیه چک لیست کنترل کلیه اسناد مناقصه، مزایده، توزیع و جمع آوری اسناد و تشکیل جلسات توجیهی تنظیم اسناد، پیش از مناقصه.

هماهنگی و برگزاری جلسات کمیته فنی بازرگانی جهت ارزیابی کیفی مناقصه گران، ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادات، تشکیل جلسات کمیسیون معاملات و تعیین برنده برابر آئین نامه مالی معاملاتی دانشگاه، تنظیم و اخذ امضای صورتجلسات مربوطه.

معرفی کتبی برندگان به مدیریت حراست قبل از انعقاد قرارداد.

اخذ و کنترل مدارک ثبتی شرکت جهت درج در قرارداد، بررسی صحت امضاهای صاحبان امضاء قرارداد.

وصول، عودت، ابطال، تمدید و یا به اجرا گذاشتن تضامین مختلف مانند ضمانت شرکت در مناقصه، پیش پرداخت، حسن انجام قرارداد و غیره.

تهیه و تنظیم و یا بررسی نامه دلائل توجیهی واحد متقاضی جهت انجام ترک تشریفات مناقصه، تشکیل جلسات و تنظیم و اخذ امضاهای صورتجلسه مربوطه.

مدیریت و اصلاح فرآیندهای مناقصات و مزایدات بر اساس قوانین و مقررات مربوطه جهت افزایش دقت، سرعت و شناسایی هر چه بیشتر پیمانکاران و شرکتهای ذی صلاح و واجد شرایط.

شرح وظایف اداره خدمات شهری:

ارائه سرویس‌های ایّاب و ذهاب دانشجویی، اردوهای علمی ـ تحقیقاتی و فرهنگی و سرویس‌های روزمره اداری کلیه واحدها 

تعمیر و نگهداری کلیه وسایل نقلیه دانشگاه 

بازدید روزانه و مستمر از کلیه قسمتهای ساختمان مرکزی و محوطه ها و معابر پردیس ارم و نظارت بر پاکسازی، نظافت، جمع آوری و حمل زباله به محل های تعیین شده جهت انتقال به موقع به خارج از دانشگاه.

نظارت بر جمع آوری و خروج ضایعات ساختمانی از محوطه پردیس و تخلیه در سایت شهرداری با هماهنگی مدیریت طرحهای عمرانی.

اجرای دستورالعمل های دانشگاه (خصوصا پدافند غیر عامل و...)

پیگیری و اجرای مصوبات شورای پردیس ارم.

مدیریت حوادث غیر مترقبه مجموعه پردیس ارم.

نظارت بر بهداشت عمومی، تنظیفات، توسعه و اصلاح کانال ها و مجاری فاضلاب پردیس ارم با هماهنگی سازمانهای مربوطه مانند اداره بهداشت، سازمان محیط زیست شهرداری

ساماندهی و صدور مجوز تبلیغات محیط پردیس ارم مانند برگزاری نمایشگاه، نصب بنر و بیلبوردهای تبلیغاتی و غیره.

ساماندهی حمل و نقل، پارکینگ و امور ترافیکی پردیس ارم.

ساماندهی و نظارت بر امور روشنایی پردیس ارم.

همکاری در توسعه و احداث فضای سبز پردیس ارم.

نظارت بر عملکرد و سرپرستی نیروهای خدماتی ساختمان مرکزی.

نظارت بر جمع آوری مواد قابل بازیافت در محوطه و ساختمان های موجود در پردیس ارم.

پیگیری طراحی، تهیه و نصب تابلوها و علائم هشدار دهنده راهنمایی رانندگی در پردیس ارم.

طراحی و تهیه و نصب تابلوهای راهتمای طبقات و اتاقها و بروزرسانی و تغییرات لازمه.

مدیریت و برنامه ریزی جهت فضاها و اتاقهای ساختمان مدیریت و ارائه راهکار های لازم جهت استفاده بهینه.

شناسایی و جمع آوری اموال مستعمل اداری جهت تعمیر استفاده بهینه با همکاری اداره اموال.

سم پاشی و ضدعفونی ساختمان مرکزی و نگهداری جهت دفع جانوران موذی و جمع آوری سگ ها و گربه های ولگرد در محوطه پردیس ارم.

ارتباط مستمر با رؤسای امور اداری واحدهای دانشگاهی جهت همکاری، همفکری، ارائه راهکار و ایجاد وحدت رویه در خصوص موارد فوق در واحدهای پراکنده.